Manifest – Một thủ tục không còn quá xa lạ trong hoạt động giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường biển. Vậy Manifest là gì? Tại sao cần phải khai Manifest và cách khai như thế nào để đảm bảo tính chính xác. Phương Nguyên xin gửi thông tin chi tiết như bên dưới.
Manifest là gì?
Khi hàng hóa được vận chuyển tới cảng nhận hàng, hãng tàu sẽ nhận được một thông báo hàng đến từ đại lý ở cảng xuất hàng. Việc khai manifest với hải quan các thông tin cụ thể về lô hàng vận chuyển như: số vận đơn, tên hàng, số lượng, người gửi hàng, người nhận hàng, ngày tàu chạy, ngày phát hành vận đơn,… là trách nhiệm sau đó của hãng tàu.
Các thông tin được khai phải trùng khớp với những thông tin khi người xuất khẩu gửi chi tiết bill cho hãng tàu. Như vậy, việc hãng tàu và forwarder khai thông tin hàng hóa với cơ quan hải quan được gọi là manifest.
Khi doanh nghiệp nhập khẩu đến nhận hàng, cơ quan hải quan sẽ tiến hành đối chiếu các thông tin về lô hàng trên lệnh giao hàng với thông tin được hãng tàu khai trên bản kê khai hàng hóa.
Thời gian khai Manifest khi nào? Khai ở đâu?
Theo quy định, hãng tàu cần tiến hành khai bản kê khai hàng hóa và đưa ra những chỉnh sửa/bổ sung trước khi hàng cập cảng từ 1 – 2 ngày.
Tuy nhiên, ở nhiều quốc gia, hải quan bắt buộc hãng tàu phải khai nghiệp vụ manifest sau khi tàu chạy được 12 giờ đồng hồ. Ví dụ: Trung Quốc và Nhật với mục đích chính là tránh được tình trạng buôn lậu hàng hoá. Nếu hãng tàu khai trễ so với thời gian quy định thì sẽ phải đóng một phí phạt nhất định.
Có hai hình thức khai bản kê khai hàng hóa hiện nay là:
- Cách 1: Khai trực tiếp trên Cổng thông tin điện tử Tổng cục Hải quan;
- Cách 2: Tải mẫu khai bản kê khai hàng hóa được đính trên trang web https://vnsw.gov.vn/. Sau khi điền đầy đủ thông tin thì upload lên phần khai manifest của trang web: e-manifest.customs.gov.vn.
Mỗi khi hệ thống có sự thay đổi, file templete mẫu sẽ có thông báo được cập nhật trên hệ thống, vui lòng tải file templete mới để sử dụng.
Bài viết dưới đây hướng dẫn chi tiết cách khai e-Manifest trên trang Cổng thông tin 1 cửa quốc gia https://vnsw.gov.vn/.
Hướng dẫn chi tiết cách khai Manifest đối với công ty Forwarder (giao nhận)
Sau khi công ty Forwarder (giao nhận) đăng nhập thành công vào hệ thống khai Manifest Online, màn hình trang chủ hệ thống sẽ hiển thị danh sách các hồ sơ được gán quyền khai báo thông tin.
Nhận được thông tin phân quyền từ hãng tàu/ đại lý hãng tàu/ co-loader, công ty giao nhận tiến hành khai báo và upload hồ sơ Manifest lên hệ thống. Công ty lưu ý chỉ tiến hành khai báo đối với các hồ sơ thuộc lô hàng nhập khẩu của công ty. (Do một số hãng tàu sẽ tiến hành phân quyền cho tất cả các công ty giao nhận thuộc danh sách khách hàng của hãng tàu, nên một số trường hợp lô hàng được phân quyền không nằm trong hàng nhập khẩu của công ty).
Như đã trình bày, bảng kê khai hàng hoá (Manifest), công ty có thể tải trên hệ thống, dạng file Excel. File Excel bao gồm nhiều sheet tương ứng với các nhu cầu khai báo khác nhau của bộ hồ sơ tàu, đối với công ty giao nhận, chỉ lưu ý 2 Sheet (các sheet không liên quan có thể xóa bỏ):
SHEET 1: DECLARATION LIST: Có chứa danh mục các dữ liệu chuẩn của hệ thống. Lưu ý quan trọng là không được xóa hoặc chỉnh sửa nội dung trong Sheet này.
SHEET 2: LIST OF HOUSE BILL OF LADING: Công ty giao nhận lưu ý khai báo Manifest tại Sheet này.
Lưu ý:
– Nhập dữ liệu tại Sheet2 của file (không thay đổi tên sheet);
– Không thực hiện các thao tác làm thay đổi cấu trúc bảng dữ liệu của file Excel như đổi tên cột, nối ô, xóa cột hoặc chèn thêm cột…
- Ô B4:Nhập số của bộ hồ sơ cần khai báo. (do hãng tàu/ đại lý hãng tàu/ co-loader cung cấp)
- Ô C4:Nhập năm đăng ký hồ sơ.
- Ô D4:Lựa chọn chức năng của chứng từ phù hợp. (Khai báo Manifest cho công ty chọn CN01)
- Ô E4:Nhập tên và địa chỉ người gửi hàng như trên vận đơn.
- Ô F4:Nhập tên và địa chỉ người nhận hàng như trên vận đơn. (Lưu ý: khai báo theo định dạng: MST công ty nhập khẩu#Tên công ty nhập khẩu#Địa chỉ#Các thông tin khác như trên vận đơn.) Các trường hợp khác (Người nhập khẩu là cá nhân, To Order,…): Khai báo như nội dung người nhận hàng trên vận đơn.
- Ô G4:Nhập tên và địa chỉ người được thông báo 1 như trên vận đơn.
- Ô H4: Nhập tên và địa chỉ người được thông báo 2 như trên vận đơn (nếu có).
- Ô I4:Nhập mã cảng chuyển tải/quá cảnh (nếu có).
- Ô J4,L4: Nhập thông tin về cảng giao hàng/Cảng đích (Final Destination).
- Ô K4: Nhập thông tin về cảng xếp hàng (Port of Loading).
- Ô M4:Nhập địa điểm giao hàng (Place of Delivery) (Ghi rõ tên cảng, ví dụ: CẢNG CÁT LÁI/ CẢNG NAM ĐÌNH VŨ)
- Ô N4:Nhập loại hàng hóa (Ví dụ: CY/CY, CFS/CFS)
- Ô O4:Nhập số vận đơn.
- Ô P4:Nhập ngày phát hành vận đơn, định dạng nhập dd/mm/yyyy.
- Ô Q4:Nhập số vận đơn gốc (Master Bill Number).
- Ô R4:Nhập ngày phát hành Master Bill, định dạng nhập dd/mm/yyyy.
- Ô S4:Nhập ngày phương tiện vận tải khởi hành, định dạng nhập dd/mm/yyyy.
- Ô T4,U4: Nhập tổng số kiện và loại kiện hàng.
- Ô V4, W4: Nhập Tổng trọng lượng, đơn vị tính tổng trọng lượng.
- Ô X4:Nhập các thông tin ghi chú về hàng hóa/sản phẩm, Shipping Mark,…
- Ô B7:Nhập Mã hàng (HS CODE) (Trường hợp nhiều mã hàng, công ty khai báo theo định dạng HS CODE#HS CODE#HS CODE…)
- Ô C7:Nhập Mô tả hàng hóa.
- Ô D7:Nhập Tổng trọng lượng (Trường hợp lô hàng bao gồm nhiều container, công ty khai báo theo trọng lượng của từng container).
- Ô E7: Nhập Kích thước/thể tích (Trường hợp lô hàng bao gồm nhiều container, công ty khai báo theo kích thước/ thể tích của từng container).
- Ô F7: Nhập Số cont
- Ô G7:Nhập Số seal cont
Sau khi đã nhập đầy đủ thông tin, công ty lưu lại để chuẩn bị upload.
Upload file Manifest lên hệ thống:
Trên màn hình Quản lý hồ sơ, click chuột phải vào bộ hồ sơ muốn khai báo thông tin, chọn Khai điện tử:
Vào tab vận đơn gom hàng, chọn file excel cần upload (đã được tạo và lưu trên máy tính như hướng dẫn), sau đó upload file lên hệ thống là hoàn tất quá trình khai báo Manifest.
Trường hợp muốn xem lại hồ sơ đã khai báo, công ty quay trở lại màn hình Quản lý hồ sơ, click vào bộ hồ sơ muốn xem, chọn tab Vận đơn gom hàng. Nếu phát hiện có sai sót cần điều chỉnh, công ty chỉnh sửa trực tiếp trên tab Vận đơn gom hàng, hoặc xóa file đã khai báo và upload file mới. Lưu ý, việc chỉnh sửa phải được tiến hành trước khi hồ sơ được gửi đến cơ quan hải quan. Trường hợp sau khi hồ sơ đã gửi đến cơ quan hải quan, công ty phát hiện sai sót thì tiến hành làm điều chỉnh Manifest. Việc điều chỉnh sẽ được hướng dẫn như bên dưới.
Riêng đối với hàng lẻ CFS/CFS, một số co-loader yêu cầu gửi file excel và co-loader sẽ tự upload lên hệ thống.
Thủ tục chỉnh sửa/ bổ sung Manifest sau khi hồ sơ đã được truyền lên hệ thống
Nguyên nhân: Upload sai thông tin, không upload hồ sơ khai báo theo thời gian đã quy định.
Bước 1: Sau khi chỉnh sửa bản khai theo các thông tin mới nhất, người khai cần chọn vào mã hồ sơ của lô hàng và yêu cầu chỉnh sửa hồ sơ. Lưu ý, cần thông báo cho hãng tàu/ đại lý hãng tàu/ co-loader trường hợp hồ sơ cần chỉnh sửa, bổ sung để hãng tàu/ đại lý hãng tàu/ co-loader truyền hồ sơ chỉnh sửa, sau đó công ty giao nhận tiến hành khai bổ sung.
Sau khi đã truyền sửa bổ sung trên hệ thống, công ty chuẩn bị bộ hồ sơ như bên dưới để xuất trình cho cơ quan hải quan duyệt chỉnh sửa, bổ sung hồ sơ.
Bước 2: Khi đến cơ quan hải quan, người khai cần chuẩn bị các hồ sơ sau để yêu cầu Hải quan chấp nhận bản chỉnh sửa:
- Công văn xin chỉnh sửa/bổ sung Manifest (Doanh nghiệp tự soạn thảo)
- Master Bill of Lading của lô hàng
- House Bill of Lading của lô hàng
- Những sai sót thường gặp khi khai Manifest cần lưu ý
Việc khai bản kê khai hàng hóa trông khá đơn giản. Tuy nhiên nếu không cẩn thận, tỉ mỉ khi khai thì rất dễ xảy ra những sai sót. Dưới đây là một số sai sót thường gặp khi khai Manifest mà bạn không nên bỏ lỡ:
- Khai sai hoặc nhầm thông tin container;
- Khai nhầm thông tin giữa CFS/CFS và CY/CY;
- Khai nhầm hàng container thành thành hàng lẻ.
- Khai sai hoặc khai thiếu thông tin về bên xuất khẩu, bên nhập khẩu;
- Khai sai trọng lượng hoặc số lượng hàng hóa;
- Khai sai cảng xếp và cảng dỡ hàng, địa điểm đích,…
- Khai báo sau thời gian đã quy định
Trên đây là một số thông tin về Manifest cùng với đó là cách khai chi tiết mà Phương Nguyên muốn chia sẻ. Hy vọng qua những chia sẻ về bản kê khai hàng hóa ở bài viết mang tới cho bạn đọc nhiều thông tin bổ ích! Ngoài ra nếu Qúy khách hàng đang có nhu cầu xuất – nhập khẩu hàng hóa thì liên hệ chúng tôi qua Hotline 028 3620 76 23 / 0975555097 để nhận được tư vấn nhé!
ĐẶC BIỆT:
– Phương Nguyên chuyên thủ tục hải quan nhập khẩu Xe Cơ Giới, Xe Máy Chuyên Dùng với giá dịch vụ hợp lý, Quý cần hỗ trợ tư vấn thủ tục hải quan, đăng kiểm, vui lòng liên hệ với chúng tôi để được tư vấn và báo phí.
– Phương Nguyên cung cấp dịch vụ vận chuyển hàng hoá từ nước ngoài đến nước ngoài (tức hàng hoá qua nước thứ ba, không qua lãnh thổ việt Nam, ví dụ vận chuyển từ Hàn Quốc đến Trung Quốc), Quý khách có nhu cầu vận chuyển vui lòng liên hệ để nhận báo giá và lịch trình nhanh chóng nhất.
